Qualiopi Processus Certifié

 

   » Qualiopi ? C’est obligatoire ? » 

Cette question, je l’entends plusieurs fois par semaine en ce moment.   

Et ma réponse : « Ca dépend. »

En effet, le mot obligatoire n’est valable que dans un contexte : au 1er janvier 2022, la certification Qualité « Qualiopi » deviendra une obligation légale pour tous les Organismes réalisant des actions pour le développement des compétences souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutulalisés. C’est à dire : 

  •  Les OPérateurs de COmpétences (OPCO), anciennement les OPCA;
  •  L’état et les régions
  •  La Caisse des Dépôts et Consignations
  •  Pôle Emploi ou Agefiph 

Si vos actions de formations ne dépendent pas de ces financements, cette certification n’a rien d’obligatoire.

Elle peut néanmoins vous apporter une légitimité auprès de vos clients et partenaires. En effet, cela montre que vous êtes conforme aux exigences du référentiel national qualité. Et encore, si vos clients et partenaires ont connaissances de ce référentiel. 

 « Est-ce difficile de l’obtenir ? »

Dans la conversation, c’est souvent la seconde question qui arrive juste derrière. Et j’ai tendance à répondre que ça dépend là aussi. Cette fois cela ne dépend pas du contexte mais de vous.  

Si vous prenez cela comme une démarche administrative supplémentaire, la lourdeur du dossier aura de quoi vous faire transpirer quelques nuits et provoquer quelques angoisses. 

Si vous comprenez que cette démarche a pour but de questionner vos pratiques, elle peut vous aider à améliorer votre organisation du travail au sein de votre organisme de formation et de vos activités de formation. 

 En effet, Qualiopi c’est 7 critères : 

  1. Conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus : le respect de ce critère vous permettra de réaliser une communication claire et complète sur vos formations. 
  2. Identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations : ce critère vous permet de réfléchir à vos méthodes de conception de la formation en vous mettant à la place de vos clients. C’est aussi le moment de penser aux handicaps aussi bien visibles qu’invisibles des  publics. Saviez-vous qu’un français sur six est porteur d’un handicap ? 
  3. Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre. Que votre formation soit courte ou soit longue, l’accueil est un moment clef de la formation : mettre à l’aise de stagiaire, briser la glace entre les différents participants, créer une cohésion dans le groupe, etc. Le suivi et l’évaluation sont également des moments très importants vous permettant d’ajuster en permanence la formation aux besoins des stagiaires. 
  4. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre. Il n’y a pas de recette miracle, sinon il n’existerait pas de centre de recherche spécialisé dans la pédagogie. S’interroger sans cesse sur les moyens que vous utilisez est le coeur de métier de tout organisme de formation. 
  5. Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations. 
  6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel : veille technologique, pédagogique, juridique et économique. 
  7.  Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations : veiller à la satisfaction de vos clients, prendre en compte leurs avis et traiter les réclamations, devrait être une démarche naturelle pour toute entreprise. 

 

« Comment l’obtenir ? »

Etape 1 : Vous documentez.  

Le référentiel est un document officiel accessible sur le site travail-emploi.gouv.fr

Ce référentiel détaille les 7 critères et les 32 indicateurs associés. Ces indicateurs seront les points de contrôle de l’auditeur qui viendra apprécier la qualité de vos actions de formation. 

 

Etape 2 : vous adaptez. 

Appuyez-vous sur ce référentiel pour adapter votre organisation du travail au sein de votre organisme de formation et adapter vos actions pédagogiques si nécessaire. 

Rédigez-vous un document récapitulant votre démarche et vos éléments de preuve, cela vous servira pour le jour J. 

 

Etape 3 : Choisir un organisme certificateur

En tout c’est 25 organisme certificateur accrédités par le COFRAC sur le marché (Une liste est disponible sur le site travail-emploi.gouv.fr). 

Le prix ne doit pas être le seul critère de votre choix. Certains sont spécialisés dans certaines branches métiers (industrie, artisanat, chimie, management, etc. ), d’autres auront des interlocuteurs plus adaptés pour des petites structures que pour des PME, etc. 

Une fois votre choix fait, une convention doit être signée entre vous et l’auditeur, et une date d’audit doit être fixé. 

 

Etape 4 : L’audit initial 

C’est le moment de l’entretien, peut-être même de la visite de votre organisme de formation. C’est le moment de ressortir vos notes et d’expliquer à votre auditeur votre démarche et de lui fournir les pièces justificatives. 

Votre démarche est conforme => vous obtenez la certification Qualiopi. 

Vous avez des non-conformités => vous devez préparer un plan d’actions correctives et le renvoyer à l’auditeur. 

Etape 5 : Et après ? 

La certification est valable 3 ans, et vous aurez un audit de surveillance entre le 14ème et 22ème mois.  

Si vous avez des questions sur cette démarche ou si vous souhaitez être accompagné, je suis à votre écoute.